Ingenieure haben ohne Frage täglich viele wichtige Aufgaben zu erledigen. Ihre Verantwortung ist seit jeher groß, jedoch steigt der Zeitdruck: Immer mehr Projekte sollen bei steigenden Anforderungen in kürzerer Zeit aber gleicher Qualität gemeistert werden. Dazu pingt und blinkt es heute ständig aus Smartphone, Tablet und PC. Wie gelingt es, die Arbeitszeit trotzdem effizient zu nutzen?
Ratgeber zum Thema Zeitmanagement* gibt es viele; auch das ist ein Indiz für den hohen Bedarf. Nicht jeder Tipp ist neu, nicht jeder für jeden hilfreich. Aber einige Methoden scheinen besonders sinnvoll zu sein, um den eigenen Tag besser zu strukturieren und seine Zeit effizienter zu nutzen. Das Ziel: Das Tagespensum in einer vertretbaren Arbeitszeit bewältigen sowie unnötigen Stress und Druck vermeiden.
Das Eisenhower-Prinzip: Ist das wichtig oder kann das weg?
Fast jeder kennt wohl die vier Felder der Eisenhower-Tabelle. Sie helfen, Aufgaben zu priorisieren und damit zu entscheiden, was wann erledigt werden muss:
Diese einfache Filterregeln helfen, Aufgaben für den Tag, die Woche oder den Monat zu sortieren.
Ähnliche Aufgaben bündeln
Ebenfalls hilfreich kann es sein, ähnliche Aufgaben zu bündeln. Stehen etwa regelmäßig Telefonate an, blocken Sie sich dafür eine „Telefonzeit“. Auch Dokumentations-, Berichts- oder Briefingzeiten sind denkbar. Erfahrungsgemäß fällt das Erledigen ähnlicher Aufgaben am Stück leichter. Gleichzeitig können Sie diese Aufgaben dann planen, wenn sie Ihnen leicht fallen. Der Freitag ist ein typischer Tag für ein Leistungstief und daher ein guter, um beispielsweise Dokumentationen zu bewerten oder regelmäßige Status-Telefonate zu führen.
Eine Software kann bei der Organisation des Alltages helfen, muss aber nicht. Für manche, vor allem die haptisch Begabten, eignet sich ein Papier-Planer mit farblichen Klebe-Post-Its oder die gängige To-Do-Liste gegebenenfalls sogar besser. Andere Ideen sind das „LEGO-Board“, an dem mit farblichen LEGO-Steinen gearbeitet wird.
Software: Email-Programme, Time Tracking und mehr
Soll es eine Software sein, lohnt ein Blick in die Möglichkeiten des bereits vorhandenen Email-Programms. Die klassischen Office-Pakete mit Email- und Kalenderfunktion bringen schon viele kleine Assistenten mit, die helfen, den Alltag zu strukturieren. Nutzen Sie diese Helferlein! Tragen Sie hier zum Beispiel nicht nur feste Termine mit Kollegen oder Kunden ein, sondern planen Sie mit dem Kalender Ihren Tag. Ein mögliches Vorgehen:
- Vergeben Sie Farben an Projekte oder Kunden, die aktuell anstehen. (Dies ist auch für die Post-Its und Legosteine übertragbar)
- Markieren Sie einkommende Emails mit der entsprechenden Farbe.
- Sammeln Sie alle Aufgaben, die regelmäßigen und die unregelmäßigen, die für die einzelnen Projekte oder Kunden anstehen. Welche von ihnen können täglich oder wöchentlich in einem Block unterkommen? Dann planen Sie sie als Block ein – entsprechend farblich markiert. So entstehen feste Projekt-Zeiten oder -Tage. Sie helfen, sich auf die konkreten Aufgaben zu konzentrieren.
- Bewerten Sie neue, eingehende Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip und entscheiden Sie: Ist ein akutes Handeln nötig, oder können Sie die Aufgabe in den täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Block einplanen?
Wenn Sie sich unsicher sind, wie viel Zeit Sie für regelmäßige Aufgaben wie E-Mails bearbeiten, Telefonate, Berichte schreiben usw. benötigen, kontrollieren Sie sich eine Zeit lang. Es gibt gute kostenlose Tracking-Tools und -Apps, in denen Sie Projekte anlegen und verwalten können. Mit einem Klick auf „Reports“ haben Sie etwa bei toggl alle Ihre Zeitaufwände im Blick.
Unterbrechungen minimieren, Störungen unterbinden
Es fällt Ihnen schwer, Aufgaben im Block zu erledigen, weil ständig ein Kollege in der Tür steht oder Anrufe eingehen? Versuchen Sie Zeitfenster zu wählen, in denen die Kollegen mit eigenen Meetings und Projekten beschäftigt sind und blocken Sie diesen Zeitraum auch in Ihrem Terminkalender als „beschäftigt“. Eventuell haben Sie auch die Möglichkeit sich hierfür in einen Besprechungsraum zurückzuziehen und können einen Ihrer Kollegen bitten, in dieser Zeit die für Sie eingehenden Anrufe entgegenzunehmen.
Noch ein Extra-Tipp für Ihr Email-Programm: Legen Sie frühzeitig Ordner zu den einzelnen Projekten oder Kunden an und verschieben Sie Emails in diese Ordner. Wenn der Kunde oder das Projekt laut Planung dran ist, arbeiten Sie die Emails in diesen Ordnern ab. Natürlich sollten Sie alle Emails vor dem Verschieben einmal kurz überfliegen, ob etwas Dringliches und Wichtiges dabei ist.
Auch bei der Zeitplanung gilt: Puffer einrechnen!
Als Ingenieure kennen Sie die Notwendigkeit, gewisse Sicherheitsfaktoren einzurechnen. Tun Sie das auch bei Ihrer Zeitplanung. Eine Faustregel besagt, dass lediglich 60 Prozent der verfügbaren Zeit verplant werden sollte. 40 Prozent bleiben frei für spontane Aktivitäten, unvorhersehbare Ereignisse oder Aufgaben, die am Vortag doch unerledigt blieben.
Bei allen guten Tipps, ist klar: Auch das beste Zeitmanagement wird nicht dauerhaft jede Art von Stress verhindern können. Es wird immer mal wieder Tage geben, an denen der Plan nicht funktioniert oder ein unvorhersehbares Ereignis alles durcheinander würfelt. Aber das ist verkraftbar, solange die meisten Arbeitstage im Jahr den eigenen Vorstellungen nach Produktivität und Effizienz genügen. Was meinen Sie?
* Als Beispiel sei genannt: E. Hering, Zeitmanagement für Ingenieure, essentials, 13 DOI 10.1007/978-3-658-04000-0_4, © Springer Fachmedien Wiesbaden 2014
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