Wer kennt es nicht? Morgens im Büro schreibt man sich seine To-Do Liste und am Ende des Tages muss man feststellen, dass fast gar nichts davon abgearbeitet wurde. Immer kommt etwas dazwischen. Wichtigere Aufgaben, Kollegen die Hilfe brauchen – jeden Tag höher, schneller, weiter. Der Schreibtisch wird irgendwie nicht leer. Mit diesen Tipps und Disziplin lässt sich dies jedoch ändern. Wir haben hier ein paar „Smarte Arbeitstipps“ zusammengestellt:
1. Den Unterschied zwischen effektiv und effizient verstehen
Um das Arbeiten besser gestalten zu können, sollte man erst verstehen, was effektives Arbeiten und effizientes Arbeiten überhaupt bedeutet. Diese Begriffe werden oft vertauscht und im Arbeitsalltag von Vielen nicht verstanden. Die Meisten arbeiten zwar effektiv, aber nicht effizient.
Effektiv sind Sie, wenn Sie Ihr Ziel erreichen. Egal auf welche Art und in welcher Zeit man das geschafft hat. Effizient arbeiten Sie dagegen, wenn Ihre Arbeitsweise optimiert und das Ziel in einer kürzeren Zeit erreicht wurde. Da der Zeitplan oft knapp ist, sollten Sie versuchen den effizientesten Weg zu Ihrem Ziel zu finden.
Hier eine schöne Erklärung zu den Unterschieden.
2. Zeitpläne erstellen
Ein übersichtlicher Zeitplan ist das A und O bei einem guten Zeitmanagement. Dabei sollten Sie darauf achten, dass der Plan möglichst genau ist. Hier gilt: Je genauer, desto besser. Um nicht in Stress zu geraten, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, planen Sie Puffer ein (zum Beispiel eine halbe Stunde am Ende des Arbeitstages). Die Kunst ist es Aufgaben zeitlich gut einzuschätzen.
Hier finden Sie Ideen für Ihren perfekten Zeitplan. Oder nutzen Sie Ihren Kalender – falls Sie lieber handschriftlich arbeiten.
3. Chaos auf dem Arbeitsplatz ordnen
Wer auf seinem Schreibtisch Ordnung hält, hat auch Ordnung im Kopf. Das Ziel dabei ist es, nur wichtige Dinge auf dem Tisch oder Desktop zu haben. Alle anderen Blätter, Ordner oder Kataloge lenken nur von der eigentlichen Aufgabe ab. Trennen Sie sich von Dingen, die Sie nicht auf dem Schreibtisch benötigen. Falls sie überhaupt nicht benötigt werden – weg damit!
4. Unangenehme Aufgaben sofort erledigen
Der Mensch neigt zur Prokrastination: Wir schieben wichtige Aufgaben durch weniger wichtige Aufgaben auf, bis nichts mehr zum Aufschieben bleibt. Dann setzen wir uns mit vollem Kopf und schlechtem Gewissen hin, und ärgern uns, wie viel wir zu tun haben.
Hier ein kleiner Tipp: Nehmen Sie sich vor, nur 10 Minuten an einer Aufgabe zu arbeiten. Sind Sie erstmal „drinnen“, hören Sie auch nichtmehr auf und die Aufgabe ist schnell erledigt. Danach hat man den Kopf frei für andere Aufgaben.
5. Nein sagen können
Wenn Sie immer nur Ja sagen, landen bald alle Aufgaben bei Ihnen auf dem Tisch.Schätzen Sie ab, ob Sie in diesem Moment Zeit haben oder ob wichtigere Aufgaben zu erledigen sind. Sagen Sie auch mal „Nein!“.
6. Pausen einlegen
Wer auf seine Pausen verzichtet, arbeitet nicht produktiv. Wir brauchen diese täglichen Pausen, sonst fällt die Konzentration auf den Nullpunkt. Daher sollten Sie unbedingt auf Ihre Pausen achten. Der Lieblingstee oder einfach nur 5 Minuten Zeit für sich geben dem Workflow den nötigen Energiekick. Sehen Sie Pausen und Essen nicht als Zeitfresser, sondern als Treibstoff. Autos müssen auch tanken, um weiterfahren zu können.
Einen sehr interessanten Artikel über Pausen, schreibt DIE ZEIT: „Mitarbeiter, die Pausen machen, arbeiten produktiver"
7. Fristen Setzen
Ein Experiment mit Café-Gutscheinen, die entweder drei Wochen oder zwei Monate gültig waren, zeigte, dass die Gutscheine mit zwei Monaten Frist öfter verfallen. Die Selbsttäuschung geht davon aus, dass man die Gutscheine ohnehin locker einlösen kann. Übertragen auf das Berufsleben, bedeutet das: Es ist besser sich möglichst enge Fristen zu setzen. So verhindern Sie es, Aufgaben auf den letzten Drücker erledigen zu müssen.
8. Ablenkung vermeiden
Setzen Sie sich nicht hin und nehmen das geliebte Handy in die Hand. Dort wimmelt es nur so von Ablenkung. Man verliert sich in all den Apps und Social Media Kanälen zu schnell.
5 Sekunden Ablenkung reichen aus, unsere Arbeit zu behindern. Um sich der Arbeit danach wieder konzentriert zu widmen, kostet es Zeit und Nerven. Am besten verzichten Sie auf alles was sie bei Ihrer Arbeit ablenken könnte.
9. Den Tag richtig starten, um erfolgreich zu sein
Um den Tag erfolgreich zu starten, beginnen Sie ihn richtig und ohne Stress. Hektik am Morgen sorgt nur dafür, dass der ganze Tag unstrukturiert und stressig wird. Das bedeutet: Stehen Sie früher auf, um sich 10 Minuten zu bewegen und danach ein gesundes Frühstück zu sich zu nehmen. Stürzen Sie sich nicht sofort auf Ihre E-Mails. Gehen Sie den Tag ruhig an. Es ist gesünder, die ersten Momente am frühen Morgen etwas entspannter zu beginnen.
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